AC(4)2012(1) (Papur 3 Rhan 1)
Adolygu effeithiolrwydd y Comisiwn

Dyddiad:     Dydd Iau 2 Chwefror 2012
Amser:        10.30-12.30
Lleoliad:      Swyddfa’r Llywydd 
Enw a rhif cyswllt yr awdur: Ian Summers, estyniad 1824

Adolygu effeithiolrwydd Comisiwn y Cynulliad

1.0 Diben a chrynodeb o’r materion

1.1 Mae’r Egwyddorion Llywodraethu newydd a’r Darpariaethau Ategol, a gytunwyd gan y Comisiwn fis Mehefin diwethaf, yn ymrwymo’r Comisiwn i werthuso ei effeithiolrwydd ei hun o bryd i’w gilydd (hynny yw, effeithiolrwydd y Comisiwn ei hun yn hytrach na’r sefydliad y mae’r Comisiwn yn ei oruchwylio).  Cytunodd y Comisiwn i ymgymryd â’r gwerthusiad ffurfiol cyntaf ar ôl tua 12 mis.

1.2 Diben y papur hwn yw ceisio cytundeb gan y Comisiwn ar amserlen y gwerthusiad cyntaf ac i ddechrau trafodaeth ar y fethodoleg arfaethedig.

1.3 O’r flwyddyn ariannol gyfredol (2011-12), bydd yn rhaid i adroddiad a chyfrifon blynyddol y Comisiwn gynnwys “Datganiad Llywodraethu” a fydd, ymysg pethau eraill, yn disgrifio gwaith y Comisiwn a’r uwch reolwyr. Bydd angen i’r dogfennau ddarparu gwybodaeth hefyd ar effeithiolrwydd y Comisiwn.

2.0 Argymhellion

2.1 Gwahoddir y Comisiwn i:

i. cytuno y dylai ei werthusiad cyntaf ddigwydd ym mis Tachwedd neu Ragfyr 2012;

ii. cytuno ar fethodoleg fras ar gyfer y gwerthusiad a nodir yn y papur hwn (paragraffau 3.4 i 3.8 isod) a gofyn i swyddogion lunio cynigion manylach mewn cydweithrediad â'r ymgynghorwyr annibynnol; a

iii. nodi y bydd angen crynhoi (i) a (ii) uchod yn y Datganiad Llywodraethu a gyhoeddir gyda chyfrifon 2011-12.  

3.0 Trafodaeth

Amseru

3.1 Yn fwy na thebyg, bydd angen i’r Comisiwn neilltuo amser ar ddiwedd haf a dechrau hydref 2012 i ymdrin â’r gyllideb ar gyfer 2013-14. Felly, efallai mai cael trafodaeth drylwyr ar y gwerthusiad o effeithiolrwydd ym mis Tachwedd neu Ragfyr 2012 fyddai’n fwyaf cynhyrchiol. Byddai’r amserlen hon yn golygu y gellid ystyried ymateb y Cynulliad i gyllideb y Comisiwn yn rhan o’r gwerthusiad.  

Methodoleg

3.2 Byddai’r gwerthusiad yn canolbwyntio ar rôl a chyfrifoldebau Comisiwn y Cynulliad fel y bwrdd llywodraethu ar gyfer y sefydliad ac ar y rhyngwyneb rhwng y Comisiwn ac Aelodau a staff y Cynulliad.

3.3 Cyfrifoldebau allweddol y Comisiwn fel bwrdd yw:

i. darparu arweiniad a chyfeiriad strategol clir i’r sefydliad, gan weithredu’n gorfforaethol er budd y Cynulliad yn ei gyfanrwydd;

ii. ceisio adnoddau ariannol priodol gan y Cynulliad i gyflawni swyddogaethau statudol y Comisiwn ac i roi ei amcanion strategol ar waith[1];

iii. sicrhau bod y Prif Weithredwr a’r uwch reolwyr yn atebol am roi’r strategaeth ar waith ac am redeg y sefydliad;

iv. sicrhau bod llinellau cyfathrebu clir rhwng y Comisiwn ac Aelodau’r Cynulliad, a’u bod yn gweithio’n effeithiol. Yr Aelodau yw prif randdeiliaid y Comisiwn ac felly dylid sicrhau eu bod yn ymwybodol o benderfyniadau allweddol y Comisiwn a’r rhesymau drostynt. Dylai fod ganddynt hefyd lwybr clir i fynegi eu barn a’u pryderon; a  

v. adrodd yn ôl i’r Cynulliad ynghylch ei stiwardiaeth dros y sefydliad.

3.4 Yn Atodiad A, ceir rhai enghreifftiau o’r cwestiynau y gellid ymdrin â hwy fel rhan o’r gwerthusiad o’r modd y cyflawnwyd y cyfrifoldebau uchod gan y Comisiwn. Nid yw’r rhestr yn cynnwys popeth, a bydd angen i’r Comisiwn a’r swyddogion roi ystyriaeth iddi. Mae’n debygol y bydd gwahanol gwestiynau’n briodol i wahanol randdeiliaid.

3.5 O ran methodoleg, awgrymir y dylai’r Comisiwn wneud hunan- ddadansoddiad, gan dynnu tystiolaeth o’r ffynonellau canlynol: 

i. holiadur byr i’w gwblhau gan y Comisiynwyr, cynghorwyr annibynnol a sampl o Aelodau a rhanddeiliaid eraill, gan gynnwys y Bwrdd Taliadau a’r staff (gyda chwestiynau wedi’u teilwra i bob cynulleidfa);

ii. adolygiad o ohebiaeth gydag Aelodau, gohebiaeth y Comisiwn at ac oddi wrth Aelodau, a chwestiynau’r Cynulliad i’r Comisiwn, ar lafar ac yn ysgrifenedig; ac

iii. adolygiad o ymdriniaeth berthnasol gan y cyfryngau, gohebiaeth oddi wrth y cyhoedd a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth.

3.6 I sicrhau ei hygrededd, byddai angen i’r gwerthusiad fod yn wrthrychol. Un ffordd o sicrhau hyn fyddai gofyn i ymgynghorwyr allanol ddyfeisio’r holiadur a chasglu’r dystiolaeth ac ysgrifennu adroddiad gwerthuso byr. Fodd bynnag, yn yr hinsawdd ariannol sydd ohoni, efallai nad ystyrid hyn yn ddefnydd da o adnoddau. Dewis arall fyddai gofyn i Ian Summers gytuno ar ffordd benodol o fynd ati, ac adolygu’r dystiolaeth a chyflwyno’r canfyddiadau a’r casgliadau i’r Comisiwn.

Enghreifftiau o’r cwestiynau y gellid eu hystyried yn rhan o’r gwerthusiad o effeithiolrwydd y Comisiwn

(i) A yw’r Comisiwn wedi cytuno ar strategaeth sy’n cynnwys nodau ac amcanion strategol clir?

(ii) A yw’r modd y bwriedir mesur “llwyddiant” yn erbyn y nodau a’r amcanion hynny yn eglur?

(iii) A yw’r Comisiynwyr wedi gweithredu mewn modd corfforaethol er budd y Cynulliad yn ei gyfanrwydd, gan gynnwys cefnogi penderfyniadau ar y cyd?

(iv) A yw’r Comisiwn wedi cyfrannu at ganfod a rheoli risgiau strategol allweddol ar gyfer y sefydliad, gan gynnwys rhoi ei farn ar “yr awch am risg”?

(v) A yw’r Comisiwn wedi darparu cyfeiriad clir a her effeithiol i’r uwch reolwyr?

(vi) A yw’r Comisiwn wedi archwilio ac ystyried yn llawn y cynlluniau gwariant a gyflwynwyd gan yr uwch reolwyr fel rhagarweiniad i gytuno ar y gyllideb i’w chyflwyno i’r Cynulliad?

(vii) A yw’r Comisiwn yn cael ac yn cwestiynu adroddiadau ar alldro ariannol o’u cymharu â’r gyllideb?

(viii) A yw’r ymgynghorwyr annibynnol wedi cefnogi’r Comisiwn yn effeithiol drwy ddarparu heriau cadarn, gwrthrychol ac adeiladol?

(ix) A fu’r Comisiwn yn effeithiol o ran canolbwyntio ar faterion strategol o bwys yn hytrach na chanolbwyntio ar faterion gweithredol cymharol ddibwys?

(x) A yw’r Comisiynwyr wedi ymateb yn briodol ac yn effeithiol i gwestiynau gan Aelodau’r Cynulliad, gan gynnwys cwestiynau’r Cynulliad yn ysgrifenedig ac ar lafar a gohebiaeth arall?

(xi) I ba raddau y mae gwaith ac ymagwedd staff y Cynulliad wedi’u cysoni’n llwyddiannus ag amcanion y Comisiwn?

(xii) A oes darlun eglur gan Aelodau’r Cynulliad o gyfeiriad strategol y Comisiwn a’r rhesymau dros benderfyniadau allweddol sy’n effeithio arnynt, a hwythau’n rhanddeiliaid?

(xiii) A yw’r llwybrau cyfathrebu rhwng y Comisiwn/uwch reolwyr ac Aelodau’r Cynulliad wedi gweithio’n effeithiol?

(xiv) A yw’r Comisiwn yn cael cymorth priodol i gyflawni ei waith gan yr uwch reolwyr, y Prif Glerc i’r Comisiwn, a’r Gwasanaeth Cymorth i’r Comisiwn ac i’r Aelodau?  

---

[1] Cyn gynted ag yr awdurdodir yr adnoddau gan y Cynulliad, dyletswydd y Prif Weithredwr, fel Prif Swyddog Cyfrifyddu’r Comisiwn, yw sicrhau y cânt eu defnyddio mewn modd rheolaidd a chywir, gan ystyried yr angen i sicrhau gwerth am arian. Mae hi’n atebol i’r Cynulliad ac i’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus yn arbennig mewn perthynas â’r ddyletswydd hon.